Zarządzając przedsiębiorstwem warto wiedzieć jak przebiegają w nim kluczowe procesy. Te jednak z biegiem lat, i wraz ze wzrostem firmy, często się zmieniają. Właśnie dlatego zaleca się okresowo przeprowadzać mapowanie procesów, a pomóc w tym może Bizagi Modeler.
Kiedy i dlaczego warto przeprowadzić mapowanie procesów?
Każda firma doświadcza zmian, a ostatnie lata pokazują, że najbardziej efektywnie pracuje się w tak zwanej płaskiej strukturze. To oznacza jednak, że większość kluczowych procesów firmie realizowana jest przez kilka, a może nawet kilkanaście działów lub zespołów. Mapowanie to pierwszy krok do tego, by sprawdzić chociażby, czy każdy krok w procesie ma osobę lub zespół jednoznacznie odpowiedzialny za realizację. Wtedy można optymalizować procesy.
Mapowanie warto przeprowadzić zawsze, gdy firma przeszła duże zmiany lub właśnie się do nich zbliża. Mapowanie procesów wspomaga też tworzenie instrukcji obiegu dokumentów oraz analizę łańcucha dostaw. Dobrze je wykonać także, gdy chcemy wdrożyć system CRM lub ERP.
Czym jest to całe mapowanie i jak je udokumentować?
Mapowanie to nic innego, jak spisanie poszczególnych kroków, ale i relacji oraz logiki podczas wybranych procesów. W trakcie mapowania nie tylko odwzorowuje się proces dokładnie tak jak on wygląda w rzeczywistości, ale również zbiera wszelkie procedury czy instrukcje wykorzystywane w trakcie jego realizacji.
Przyjęło się, że mapowanie procesów dokumentuje się w formie graficznej. Do stworzenia takiego diagramu najczęściej wykorzystuje się notyfikację BPMN (Business Process Model and Notation). Wygodnym narzędziem do tworzenia takich schematów jest Bizagi modeler.
Do czego przydaje się Bizagi Modeler?
Bizagi Modeler to wygodne narzędzie do mapowania procesów. Wykorzystuje się w nim popularną notację BPMN. Co ważne, program ten występuje w dwóch wersjach: płatnej i darmowej. Darmowa wersja jest na tyle szeroka, że pozwala zmapować prostsze procesy i przenieść je do programów służących do modelowania procesów.
Bizagi Modeler pozwala zmapować procesy, wraz z załącznikami pod kątem ich przyszłej optymalizacji. Jest to też dobre narzędzie, by zebrać wiedzę o przebiegu procesów np. przed wdrożeniem systemu ERP