Przedsiębiorcy zobowiązani są różnymi ustawami i przepisami do przeprowadzania wielu czynności z obszaru księgowo-finansowego. Jedną z nich jest inwentaryzacja środków trwałych, która wciąż kojarzy się z przykrym i uciążliwym obowiązkiem, a w rzeczywistości niesie za sobą wiele korzyści, które znacząco ułatwiają prowadzenie działalności.
Czym są środki trwałe?
Inwentaryzacja środków trwałych polega na przeliczeniu i ocenie przydatności wszystkich środków trwałych. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT środki trwałe to budowle, budynki czy lokale, które są odrębną własnością, a także maszyny, środki transportu, urządzenia i inne przedmioty, które stanowią własność lub współwłasność przedsiębiorstwa oraz zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie.
Ponadto środki trwałe z definicji musza być kompletne i zdatne do użytkowania w okresie dłuższym niż jeden rok. Warunkiem koniecznym jest również użytkowanie środków trwałych wyłącznie na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej lub oddanie ich w użytkowanie, najem, dzierżawę lub leasing.
Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych?
Każdy przedsiębiorca rozliczający się za pomocą ksiąg handlowych oraz każda osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które wykonują działalność gospodarczą i są zobowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych na koniec roku obrotowego lub w dowolnym dniu roku jeden raz na cztery lata. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych spoczywa również na podmiotach kończących działalność w dniu jej zamknięcia.
Jakie korzyści dla firmy daje regularna inwentaryzacja?
Inwentaryzacja środków trwałych jest niezwykle istotna zwłaszcza w dużych zakładach produkcyjnych. Pozwala na szczegółową weryfikację majątku i bieżącą ocenę jego przydatności. Dzięki inwentaryzacji przedsiębiorca może dokonać korekty przychodów i rozchodów oraz porównać i skorelować bieżący majątek firmy z danymi, jakie znajdują się w księgach. Aby porównanie było wiarygodne, należy pamiętać, aby spis środków trwałych z natury zawsze odbywał się za pomocą tych samych metod pomiarowych. I aby przed ogłoszeniem inwentaryzacji spisać odpowiednie procedury jej przeprowadzenia. Kolejną korzyścią płynącą z regularnej inwentaryzacji jest systematyczna ocena stanu i przydatności maszyn, urządzeń i pojazdów, co w sposób bezpośredni wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.