Każda firma, nawet ta niewielka, ma obowiązek gromadzenia licznych dokumentów. Nie trzeba jednak przechowywać ich przez cały czas. Tak naprawdę po upływie daty ważności można je po prostu zniszczyć. Dowiedz się, jak wygląda cała procedura, i jakie dokumenty trzeba zniszczyć.
Niszczenie dokumentów – regulacje prawne
Konieczność niszczenia dokumentów wskazuje już Ustawa o Ochronie Danych Osobowych z 1997 roku. Według jej założeń, cześć dokumentów należy przechowywać przez od 5 do 50 lat, a następnie zniszczyć w taki sposób, by nikt nie mógł mieć dostępu do znajdujących się tam informacji.
Obecnie funkcjonujące RODO jeszcze doprecyzowuje konieczność niszczenia danych, a także ich ochrony przed wpadnięciem w niepowołane ręce. Nieprzestrzeganie zasad określonych przez te ustawy i rozporządzenia może grozić poważnymi konsekwencjami prawnymi. Na dodatek jednakże warto wiedzieć, że sposób przechowywania i administrowania dokumentów, a więc także ich niszczenia, to ważna informacja dla partnerów biznesowych, klientów i kontrahentów. Poprawia to wizerunek nas, jako klientów.
Dokumenty, które trzeba zniszczyć
Obowiązek niszczenia dokumentów dotyczy zarówno treści w formie papierowej, czyli wszystkich wydrukowanych kartek, zaświadczeń i umów, lecz także tych w formie cyfrowej, nagranych na nośniki pamięci, karty pamięci czy płyty. Także te, które znajdują się na serwerach zewnętrznych lub wewnętrznych firmy powinny być usuwane na bieżąco.
Niszczenie dokumentów jest szczególnie ważne w przypadku papierów, które zawierają dane osobowe lub inne dane szczegółowe. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów kadrowych, dotyczących płac, zatrudnienia, umów i tym podobnych. Przechowywanie dokumentów poświadczających wykonanie swojego obowiązku jako pracodawcy trwa nawet 50 lat. Po tym czasie trzeba dobrze zniszczyć wszystkie dane.
Niszczenie dokumentów – jak to zrobić
Oczywiście dokumenty można zniszczyć samodzielnie, na przykład poprzez cięcie lub niewielkie niszczarki biurowe. Kiedy jednak jest ich naprawdę dużo, dobrym rozwiązaniem jest zniszczenie ich za pomocą specjalistycznej firmy, która się tym zajmuje. Warto tylko upewnić się, że zostanie to przeprowadzone w taki sposób, że znajdujące się na dokumentach dane pracowników są chronione.
Zdecydowanie trudniejsze jest zniszczenie dokumentów w formie cyfrowej. Tak naprawdę trzeba to zrobić w taki sposób, by nie dało się do nich dotrzeć. Nie jest to czasami łatwe, więc warto poprosić informatyków lub właśnie firmę, która się w tym specjalizuje.