Papierem urzędy i biura stoją – to prawda znana nie od dziś. Wprawdzie coraz więcej danych zapisujemy w chmurach elektronicznych, ale papier oraz materialne nośniki komputerowe długo jeszcze nie zostaną wyparte przez e-zapisy. W związku z tym problem niszczenia niepotrzebnych, przeterminowanych dokumentów nieustannie będzie przedmiotem troski osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo danych osobowych.
RODO a niszczenie dokumentów
Usuwanie dokumentów z błędami, niepotrzebnych, pomocniczych, uzupełniających jest proste: skutecznie można tego dokonać stosując biurowe niszczarki. Jednak przy archiwizacji rocznej lub okresowej wieloletniej trudne i czasochłonne jest niszczenie obszernych zbiorów. Aby niszczenie dokumentacji było skuteczne, a przede wszystkim bezpieczne dla zawartych w nich danych konieczne jest zlecenie usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów.Firmy oferujące tego rodzaju usługi działają zgodnie z dyrektywą RODO i unijną normą DIN 66399. Norma opisuje sposób odbioru, transportowania, proces niszczenia nośników informacji. Zamawiając usługę warto upewnić się, że usługobiorca takich norm przestrzega.
Na czym polega niszczenie dokumentów?
Firma zajmująca się niszczeniem nośników informacji może dokonać tego w siedzibie zamawiającego lub w niszczarni. Jest to obiekt wyposażony w profesjonalne niszczarki oraz monitoring. Monitorowanie procesu niszczenia dokumentów jest ważne dla usługodawcy, który może śledzić trasy pojazdów przewożących dokumenty (przebieg trasy oraz miejsca i czas postoju) a także sam proces materialnego niszczenia powierzonych dokumentów. Kamery zamontowane w niszczarniach pozwalają na obserwację online w czasie rzeczywistym lub na przeglądanie nagrań.
Po wykonaniu usługi wykonawca wystawia certyfikat zniszczenia.
Jaka jest cena usługi?
Niszczenie dokumentacji musi przebiegać w pełnym rygorze przepisów RODO, więc koszty usługi nie są niskie. Ale wobec wielkości kar, jakie grożą za niewłaściwe traktowanie zbiorów danych osobowych wydatek na bezpieczne niszczenie dokumentów jest całkowicie zasadny.Koszt usługi zależy od wielu czynników. Najbardziej istotnym jest ilość dokumentów do zniszczenia. Drugim determinantem ceny jest miejsce niszczenia – siedziba zamawiającego czy niszczarnia. W tym drugim przypadku znaczna odległość niszczarni podnosi cenę.Można spróbować ciąć koszty poprzez odpowiednie przygotowanie dokumentacji do odbioru. Mniej zapłacimy za dokumenty wyciągnięte z segregatorów i koszulek, pozbawione spinaczy. Warto także worki czy pojemniki z dokumentacją znieść na parter czy podjazd, aby uniknąć naliczenia kosztów znoszenia dokumentacji schodami z wysokich pięter.W przypadku bardzo dużego zamówienia warto upewnić się, czy wykonawca dysponuje powierzchnią magazynową przeznaczoną do przechowywania pojemników z dokumentami oczekującymi na zniszczenie.
Niszczenie dokumentów a bezpieczeństwo środowiska
Mówiąc o bezpieczeństwie niszczenia dokumentów większość osób ma na uwadze przepisy RODO. Ale bezpieczne niszczenie danych ma także wymiar ekologiczny. Niszczarnie profesjonalne oddzielają i segregują różne materiały. Odseparowane od siebie plastik, metal, papier stają się wysokiej jakości surowcami recyklingowymi.Warto także zadbać o swoje bezpieczeństwo na wypadek wycieku danych. W tym celu należy w umowie z wykonawcą zawrzeć klauzulę o obowiązku posiadania polis ubezpieczeniowych umożliwiających dochodzenie roszczeń z tytułu odpowiedzialności cywilnej.