Praktycznie każda firma ma w swojej siedzibie albo w innym miejscu, dokumenty, które zawierają takie dane, które nie powinny ujrzeć światła dziennego. Gdyby te dokumenty wypłynęły na zewnątrz – powstałby duży problem, wiązałoby się to z odpowiedzialnością cywilną lub karną, w grę wchodziłyby duże kary finansowe. Stąd odpowiedzialność za przechowywane dokumenty jest naprawdę spora.
Rodzaje dokumentów
Każda firma posiada inne dokumenty poufne, których nie można ot tak sobie wyrzucić na śmietnik. Zwykle dostęp do tych dokumentów ma tylko część pracowników, tych najbardziej zaufanych. Faktury, wyciągi bankowe – to część dokumentacji księgowej, w biurach rachunkowych. CV, umowy o pracę, aneksy – to część pracy specjalistów ds. kadr i płac. Dane dotyczące wysokości pensji to dane szczególnie wrażliwe.
Firmy produkcyjne posiadają swoje własne opatentowane technologie produkcji, które objęte są sekretem. Bardzo ważne i strzeżone są także dane związane z wydatkami firmy – ile wydaje się na marketing, ile na promocję, a ile na inne koszty prowadzenia firmy. Z reguły dostęp do tych danych ma zarząd, księgowy oraz managerowie wysokiego szczebla.
Przechowywanie i niszczenie
Zasady przechowywania dokumentacji w firmie to jedna kwestia, inna kwestia to bezpieczne niszczenie dokumentów. Każdy pracownik powinien zostać poinstruowany, że ważnych dokumentów, na których znajdują się poufne dane nie można ot tak sobie wyrzucić do kosza. Dziś ludzie mają już tę świadomość i wrażliwość, ale i tak potrzeba edukacji w tym temacie.
W wielu firmach jest dostęp do niszczarki, w wielu firmach są też specjalne kosze, do których można wrzucać dokumentów, które nigdy nie powinny ujrzeć światła dziennego. Pracownicy muszą wiedzieć, jakie dokumenty mają się w nich znaleźć. Także wszelkie notatki, w których opisane są firmowe procedury – nie wolno wynosić ich na zewnątrz.
Pewność dla klienta
Dziś bezpieczne niszczenie dokumentów to usługa, która ma dla klienta wiele udogodnień. Nowością jest mobilne bezpieczne niszczenie dokumentów w siedzibie klienta. Zatem nie trzeba stresować się, że podczas podróży dokumenty padną ofiarą kradzieży. Co ciekawe, w obecnych czasach z kradzieży dokumentów można uzyskać więcej niż z kradzieży pieniędzy. Bezcenną wiedzę.
Firmy, które fachowo niszczą dokumenty wystawiają certyfikaty, które są później dowodem na to, że dokumenty rzeczywiście zostały zniszczone. Proces niszczenia zawsze powinien być przeprowadzany fachowo. Niektóre firmy pozwalają klientom na podglądanie tego procesu przez transmisję on-line. Inne – zapewniają gps w samochodzie, w którym dokumenty są przewożone, aby klient miał pewność, gdzie teraz dokumenty są.