Spis z natury to jeden z najważniejszych etapów inwentaryzacji środków trwałych. I choć nie jest to jedyny etap tegoż procesu, to w praktyce to on decyduje o przyjętym kształcie inwentaryzacji. Dlaczego? Chociażby dlatego, że to władze firmy decydują o tym, jak powinna być przeprowadzona inwentaryzacja. I właśnie po to są szkolenia!
Nie ważne kto, ważne jak!
Z punktu widzenia władz przedsiębiorstwa, nie do końca istotne jest to, kto przeprowadza daną inwentaryzację. Owszem, muszą one podjąć decyzję co do ewentualnego zatrudnienia firm lub osób zewnętrznych, aczkolwiek na tym praktycznie ich rola się kończy. Znacznie ważniejsze jest to, by inwentaryzacja środków trwałych została zrealizowana na podstawie określonych procedur.
Procedury te decydują praktycznie o wszystkim! Po pierwsze – pracownicy muszą być zapoznani z ryzykiem zawodowym. Po drugie – muszą oni wiedzieć, jak zorganizowana jest struktura, wewnątrz której funkcjonują wybrane aktywa. Wreszcie po trzecie – jeśli zachodzi taka potrzeba – należy ich przeszkolić w kontekście obsługi profesjonalnych urządzeń.
Procedura goni procedurę
Pracownicy dokonujący inwentaryzacji środków trwałych, muszą też wiedzieć, jakie procedury obowiązują przy zliczaniu wybranych aktywów przedsiębiorstwa. Jeśli są to np. środki trwałe będące przedmiotem tajemnicy działalności gospodarczej, należy zapewnić związanym z nimi danym maksymalne bezpieczeństwo. Dotyczy to w szczególności aktywów związanych z danymi osobowymi!
Poza tym w trakcie zliczania „zwykłych” środków trwałych, również obowiązują pewne procedury. Wybrana grupa osób musi zostać podzielona na mniejsze podgrupy, które następnie będą wykonywać swą pracę w poszczególnych rejonach magazynu. Bardzo ważne jest też to, w jaki sposób należy zliczać dane środki i w jaki sposób wprowadza się dane na ich temat do zakładowego systemu.
Ile trwa szkolenie?
W większości firm, każda inwentaryzacja środków trwałych poprzedzona jest krótkotrwałym, wręcz szczątkowym szkoleniem. Tymczasem ważne jest, by poświęcić mu przynajmniej jedną lub dwie godziny. Dzięki temu inwentaryzacja ta będzie zrealizowana w sposób profesjonalny i rzeczowy. Co więcej – przełoży się ona na w miarę rzetelne dane!
Podsumowując, szkolenia przed realizacją inwentaryzacji są bardzo ważne. Warto je przeprowadzać nawet wówczas, gdy ma się do czynienia z profesjonalistami. Zwłaszcza, że powinni oni zaznajomić się z procedurami, które obowiązują na terenie wybranego przedsiębiorstwa lub też wydzielonych jego przestrzeni (np. magazynu).